Solución N: La asistente o el asistente

Solución N: La asistente o el asistente

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Cómo me ayuda o cómo puedo manejar y utilizar efectivamente una asistente para que me ayude a lograr mis objetivos y los objetivos y premisas planteadas en este programa – proyecto A1

Lo primero qué hay que decir es que un líder, ejecutivo o gerente tiene varios equipos de trabajo

Uno con sus mismos directivos, otro con los gerentes de abajo, otro con sus jefes, otro por ejemplo con sus socios

Pero hay un equipo primero que todo y es su equipo más importante para el y es el equipo que hace el ejecutivo con sus asistentes, un equipo súper importante para poder lograr muy bien todo objetivo, su asistente o asistentes primordiales serán sus manos derechas y serán su confiabilidad, deberán ser sumamente confiables y efectivos, y deberán mantener muchas cosas únicas para los dos y en secretos, confianza y confidencialidad tanto personal y como de la empresa y de muchísimas cosas, esto es muy importante dado las cosas, información, diligencias y actividades que se deberán delegar,

Hay cosas súper secretas que no necesariamente debe ser la asistente ni nadie o no muchos, pero por lo general debe haber muchísima confianza en la asistente,

Este es el más importante equipo de trabajo que primeramente tiene un ejecutivo, y entre los dos debe haber confianza y credibilidad.

Algunas funciones básicas de la asistente:

-utilizar la iniciativa para hacer cosas por el jefe – regla de la delegación

-coordinar la agenda con el jefe

-recibir y contestar mensajes

-reducir al mínimo sus interrupciones

-preparar materiales Para viajes, visitas, reuniones y presentaciones

-organizar y mantener sus archivos

-mantener el orden y decoración de la oficina

-participar en selección y preparación de su reemplazo para casos especiales

Características esenciales para seleccionar la asistente:

-aptitudes y habilidades

Iniciativa, discreción, orden, puntualidad, responsabilidad,

Relacionas interpersonales, saber trabajar bajo presión

-actitudes: optimismo, querer aprender, abierta al aprendizaje

-conocimientos y experiencias:

Informática, aplicaciones de redacción, escritura, funciones y hojas Calculos, presentaciones,

Archivos, redacción, idiomas, cultura, vocabulario

Conocer de la Misión, visión, valores, plan de acciones a realizar de la organización y del jefe

-competente: para hablar con gente de gobierno, diplomáticos, gerentes, ejecutivos, alcaldes, con todo el mundo,

-características actuales y modernas- elevadas para la actualidad de asistentes Vip: saber investigar, saber un poco de diseño, y conciencia ecológicas- ya vamos a ver el por qué de todo esto

Actividades con el equipo del directivo y la asistente:

-reunion diaria de evaluación y programación

-lenguaje propio para facilitar y agilizar la comunicación entre ambos

-amplia confianza y lo ideal: cero secretos, con discreción y respeto

-acceso directo de la asistente a la computadora del jefe y viceversa

-mensaje de texto y voz en Ausencia de otro

-la asistente diseña y mantiene su propia agenda – programa diario

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